شنبه, ارديبهشت 09, 1396

 

نكات اصولي در يك برون سپاري موفق و كارا

کد مطلب  :   9210A14

تاریخ انتشار :  25/10/92             

منبع مطلب  : وب سایت راه راست

 

اگر پروژه برون‌سپاري را اشتباه تعريف، انتخاب و اجرا نماييد، هم تاثير جبران ناپذير بر كار خود گذارده‌ايد و هم پيمانكاران را متضرر نموده‌ايد. براي اجراي موفق يك پروژه برون‌سپاري، نكات اصلي زير را مد نظر قرار دهيد:


 

محورها، اهداف و ماموريت‌هاي اصولي سازمان خود را تبيين كنيد  هرچيزي غير از موارد اصولي سازمان خود و آنچه نسبت به آنها بي‌اهميت است را ميتوانيد برون‌سپاري نماييد.  هسته اصلي و علت وجودي سازمان (Core Business) شما چيست؟ به چند سوال زير پاسخ دهيد. 
-  مزيت رقابتي سازمان شما چيست؟ يا چه چيزي در سازمان شما وجود دارد كه ديگران ندارند و مي‌تواند در تبليغ و رقابت بكار آيد.
-  سازمان در پي تاسيس و عرضه چه چيزي است. متذكر مي‌شوم كه مطمئن شويد مديران ارشد و مدير عامل، در اين زمينه ها، با نتايج بدست آمده موافق هستند. در اين راه مشكلا ت زيادي داريد از جمله:
-   مديراني كه مي‌خواهند از شر پروژه‌ها خلاص شوند،
-   آنهايي كه دو دستي همه چيز را چسبيده‌اند،
-   آنهايي كه مي‌خواهند امپراطوري خود ساخته را، تا ابد به همان شكل حفظ كنند،
-   آنهايي كه از تغيير و از دست دادن مشاغل خود مي‌ترسند،
-   آنهايي كه مي‌خواهند پروژه‌هاي پر درد سر و بد‌خيم را واگذار كنند و بي درد سرها را نگهدارند. 
اما ممكن است كه يك مدير بخواهد كه يك پروژه حساس كه موفقيت سازمان به آن وابسته است را فقط به اين دليل برون سپاري كند كه مديري دانا براي انجام آن در اختيار ندارد. بر حذر باشيد كه قرباني دوران گذر نشويد


توليد را در نظر بگيريد. در تحليل و طراحي‌هاي خود ازدياد كيفيت و كميت توليد را مد نظر قرار دهيد. به سوالات زير بايد جواب دهيد:
-   آيا لازم است كه فلان قسمت از كار را خودمان انجام دهيم؟ با چشمان باز به منابع سازماني خود نگاه كنيداگر از مهندسين خود سوال كنيد كه اين قسمت از كار را آيا مي توانند خودشان انجام دهند؟ هميشه مي گويند، بلهما مهندسين هميشه اينجوري هستيم. بهتر است اينگونه سوال كنيد: چرا اين قسمت از كار براي شغل ما حياتي است؟ به عبارت ديگر: اگر بخواهيم اين كار را بهتر از ديگران انجام دهيم، آيا دانش و اطلاع كافي داريم؟ به حرف پيمانكاران درباره توانايي‌هاي خود اصلا و ابدا اعتماد نكنيد. حتما بررسي‌هاي خود را با دقت و وسواس زياد انجام دهيد. از دوستي‌ها و رو در بايستي‌هاي ايراني واعتمادهاي سنتي، جدا پرهيز كنيد. جلوي ضرر را از هر جا كه بگيريد، نفع است.


سعي و تلاش گروه خود را روي ماموريت و هسته اصلي و وجودي سازمان خود (Core Business, Core Competence) متمركز كنيد و حواشي را به ديگران بسپاريد. سازمان را تخصصي كنيد. به سازمان تفهيم كنيد كه وظيفه اصلي و محوري آنها چيست و هر چه بيرون از آن است را، اگر برون سپاري نماييد، مي توان هزينه‌ها را كم كرد و ميزان توليد را بالا برد. حول محوري كه خودتان تخصص داريد كار كنيد و اجازه دهيد كه ديگران نيز حول تخصصي كه دارند براي شما كار كنند
هيچوقت گول صرفه‌جويي در قيمت‌ها را نخوريد. متاسفانه بسياري از پروژه‌ها فقط براي تقليل قيمت برون سپاري مي‌شوند و رشد توليد و كيفيت مد نظر قرار نمي‌گيرد. كارمندان از تخصصي شدن كارها به دليل محدود شدن تخصص‌هايشان هراس دارند. تخصصي شدن و عميق‌تر دانستن يك رشته، باعث با ارزش‌تر شدن افراد ميشود. اما اگر رشته‌ايي بي استفاده شود، متخصص‌هاي آن نيز بي‌كار مي‌شوند يا به سختي كاري جديد پيدا مي‌كنند. اين مشكل تا حدي بد‌خيم بوده و راه حلي ساده براي آن وجود ندارد. در آينده طي مقاله‌ايي به راه‌هاي روبرو شدن با آن مي‌پردازيم. 


4 - رابطه دراز مدت با پيمانكارانِ كاملا متخصص بر قرار كرده و آنرا حفظ كنيد. اگر متقاعد شديد كه برون سپاري عاقلانه و با منفعت است، حركت بعدي شما، برقراري و حفظ يك رابطه تجاري و همكاري دراز مدت است. شما بايد به دنبال يك پيمانكار يا شخص سوم مناسب باشيد. اين موضوع بسيار حياتي است. موارد زير را در هنگام جستجو و انتخاب مد نظر قرار دهيد:
-   پيمانكاري انتخاب نماييد كه بتوانيد با او روابط نزديك و دوستانه هم برقرار كنيد. اين كار باعث مي‌شود كه روابط اعضاي تيم شما با پيمانكار، محكم و با دوام شود.
-   نزديكي جغرافيايي آيا براي موضوع پروژه مهم است؟
-   فرهنگ و رسوم پيمانكار چيست؟ آيا تاثيري بر عوامل ديگر ندارد؟
همه قبول داريم كه يكي از مهمترين موضوعات، كيفيت است. اگر هيچ چيز از اين مقاله را به خاطر نسپارديد، اين يكي را حفظ كنيد: شما وقتي مي توانيد كيفيت پروژه نهايي خود را ارتقا بخشيد كه يك رابطه سالم و دو طرفه با پيمانكاري برقرار كنيد كه در قسمتي از كار شما متخصص است كه شما به آن قسمت احتياج داريد و آن قسمت، ماموريت و محور كار شما و يا جزيي از آن نيست. 
مشكلات كار اين است كه افراد غالبا با پيمانكاران ديگر نمي‌توانند جور شوند، يا افراط مي‌كنند و يا تفريط. نظارت كاملي روي اين قضيه داشته باشيد. يك رابطه خوب وقتي برقرار مي‌شود كه هر دو طرف از آن منتفع و متنعم شوند


اگر موفق عمل كنيد، بايد توليد بالا رفته، هزينه كلي پايين بيايد و كيفيت بالا برود. شايع‌ترين استدلال غلط در تقليل هزينه‌ها اينست كه تنها راه كم كردن هزينه توليد، يافتن نيروي ارزان قيمت‌تر است. ما مي‌توانيم سراسر ايران و جهان را براي يافتن نيروي ارزان قيمت بگرديم و بالاخره ارزان‌ترين را بيابيم، ولي به اين آمار نيز توجه نماييد كه حدود 80 درصد از وقت توليد كنندگان نرم افزار صرف يافتن و رفع خطاي برنامه‌ها مي‌شود:
بنابراين اگر كاري كنيم كه خطا كمتر اتفاق بيافتد، توليد را بالا برده‌ايم و از تبعات جبران‌پذير، هزينه‌بر و جبران ناپذير آن كه حداقل آن، از دست دادن اعتبار كاري است، احتراز كرده‌ايم. مشكلات اين موضوع اين است كه تقريبا، تا كم شدن خطاها را نبينيم، باور نمي كنيم كه توليد رشد مي‌كند. فشارهاي كاري ، عجله كارفرماي ايراني، رقابت ناسالم، پيشنهادات نسنجيده و خام با قيمت پايين و بسياري ديگر، از آفت‌هاي كار است.
حال كه پيمانكار خود را انتخاب كرديد، نوبت به طي مراحل بعدي مي‌رسد. در ادامه راه، موارد زير را نيز در كنترل پروژه دقيق و با وسواس خود، مد نظر قرار دهيد:
1--   پيمانكار وقت كافي براي شما صرف نمي‌كند. بعضي از پيمانكاران عادت دارند كه بيش از ظرفيت خود كار بردارند. به قول خودشان چند كار را زخمي كرده و در نتيجه، كار شما را با تاخير زياد انجام مي‌دهند. اين عمل باعث بيكار شدن شما و پروژه‌هاي ديگر مي‌شود
2 -- پيمانكار، خواسته شما و موضوع قرار داد را درك نكرده است ولي مي‌گويد كه فهميده‌ام، اما اينطور نيست. در نهايت فكر مي‌كند كه يك كار خوب براي شما انجام داده، اما واقعيت غير از اين است. عاقبت كار نيز واضح است
3- پيمانكار مطابق استانداردهاي شما كار نمي‌كند. مي‌گويد ايزو 9000 و تيك‌ايت هم دارد، اما نتيجه كار، برنامه‌هايي پر از خطا و ناموزون است كه با بقيه سامانه‌هاي شما جمع نمي‌شود. توجه داشته باشيد، كيفيت كالا و توليد، با كيفيت مديريت توليد فرق زيادي دارد
در انتها بد نيست كه به روند بعضي از بانك‌هاي ايران نيز توجه نماييم. بانك ملي، تقريبا در تمام زمينه‌هاي فن آوري اطلاعات خود، كارها را به شركت سداد واگذار كرده و فقط چند مدير و كارشناس براي نظارت بر پيمانها دارد. بانك صادرات، سخت افزار و نرم‌افزار سامانه‌هاي متمركز و كارت پرداخت خود را به شركت خدمات انفورماتيك و نگهداري سخت افزار و موارد ديگر را به شركت ماشينهاي اداري خوارزمي، شركت داده پردازي خوارزمي و ديگران واگذار كرده و مقداري را نزد خود نگهداشته است. بانك ملت، توليد و توسعه نرم افزارهاي خود را به شركت بهسازان ملت و پيمانكاران ديگر واگذار كرده و خود نگهداري مقداري از سامانه‌هاي قديمي را انجام مي‌دهد. نگهداري سخت افزار نيز بر عهده ديگر فروشندگان مانند ايران ارقام و پويا است. بانك سامان، عمده كارهاي خود را به شركت كيش‌ور محول كرده است
ذكر اين نكته نيز خالي از فايده نمي‌باشد كه مديران متفكر امريكايي، برون سپاري در حد ملي و جهاني را در دراز مدت به نفع اقتصاد امريكا و سردمداري آن ميدانند، حتي اگر در كوتاه مدت و به ظاهر چنين نباشد. واقعيت اينست كه صنعت نرم افزار در سال 2000 مانند صنعت خودرو سازي در سال 1960 است. تخصصي و ماجولار كردن پروژه‌ها براي كاهش هزينه، ازدياد كيفيت، رشد توليد و زنده ماندن در رقابت، اجتناب ناپذير است.